Que vous soyez PDG, stagiaire ou nouveau manager, savoir travailler avec les autres est un élément clé de la réussite dans chaque emploi. Mais pour les managers, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés, savoir gérer les personnes, avec toutes leurs bizarreries et leurs ambitions, est un élément clé de la réussite de votre travail – et de la réussite de l’entreprise.
Heureusement, les compétences en matière de gestion des personnes, qui consistent à faciliter le succès en supervisant et en développant vos subordonnés directs, peuvent être acquises, que vous soyez un manager débutant ou plus expérimenté. Et bien que la maîtrise de ces compétences prenne généralement du temps, vous pouvez améliorer vos compétences en gestion du personnel dès maintenant.
Qu’est-ce que la gestion des ressources humaines ?
La gestion du personnel est un vaste sujet qui couvre ce qu’implique le développement, l’organisation, la résolution de problèmes et la croissance des employés d’une entreprise. Ces compétences vont de la capacité d’arbitrer un conflit de personnalité entre les membres d’une équipe à la mise en place d’un système de ressources humaines efficace pour une entreprise.
Vous avez une équipe de gestion parce que vous n’attendez pas des employés qu’ils conçoivent et appliquent par magie la structure de l’entreprise. De même, l’idée derrière la gestion des personnes est que vous avez des gestionnaires parce que vous ne pouvez pas non plus attendre des employés qu’ils gèrent seuls leur développement, leurs processus et leurs problèmes de personnes.
Les compétences en gestion des ressources humaines – de l’organisation d’un entretien individuel efficace à la structuration de l’intégration – sont essentielles pour permettre aux managers de résoudre les problèmes et d’impliquer les employés. Vous pouvez renforcer vos compétences en gestion des ressources humaines en modifiant légèrement votre état d’esprit et votre façon d’aborder les problèmes. Les conseils qui suivent vous aideront à réfléchir aux modifications que vous pouvez apporter à votre propre processus pour devenir un manager plus efficace et performant.
1. La gestion des personnes commence par l’écoute, et l’écoute commence avant que vous ne le pensiez.
Nous pensons qu’une bonne écoute est quelque chose qui se produit entre le début et la fin d’une conversation : être attentif, établir un contact visuel, prendre des notes et attendre que l’autre personne ait terminé avant de commencer à parler. Et ce sont toutes des parties de l’ensemble des compétences d’écoute que vous devriez pratiquer.
Mais une bonne écoute est essentielle au rôle de manager, et elle commence avant même que vous ne vous asseyiez pour parler à un employé. Les clés d’une bonne écoute consistent à garder l’esprit ouvert et à ne pas tirer de conclusions hâtives avant ou pendant la conversation.
Cela signifie que vous ne pouvez pas supposer ce que pense un employé, quel est son problème ou quelle est la solution à son problème – vous devez laisser tomber vos idées préconçues, et vous devez leur demander. Même s’il pense que la cause d’un problème est évidente, un bon manager écoute avec l’intention de comprendre autant que possible la situation ; il ne débarque pas avec une solution possible. Préparez les réunions, mais n’y allez pas en pensant que vous connaissez toutes les réponses.
2. Apprenez à séparer les problèmes personnels des problèmes organisationnels.
Les employés vont avoir des problèmes et vous allez devoir les aider à les résoudre. Mais tous les problèmes ne sont pas créés égaux. Les causes profondes des problèmes sur le lieu de travail se répartissent souvent en deux catégories : personnelles et organisationnelles. Elles peuvent se manifester de la même façon lorsqu’on parle à un ou quelques employés, mais comprendre la différence vous évitera une réponse disproportionnée. Traiter un problème organisationnel comme un problème personnel revient à mettre un pansement sur une fenêtre cassée. De même, traiter un problème personnel comme un problème organisationnel, c’est comme refaire sa cuisine pour devenir un meilleur cuisinier.
Les problèmes personnels peuvent être :
- la charge de travail individuelle d’un employé
- le problème d’un employé avec son processus
- l’insatisfaction d’un employé à l’égard des membres de son équipe ou de ses performances
- le mécontentement d’un employé à l’égard de son travail en raison de son désir de changer de projet.
Ces problèmes, lorsqu’ils surviennent avec un (ou quelques) employé(s), peuvent être corrigés grâce à vos compétences en gestion du personnel et sans réorganisation importante. Par contre, les problèmes organisationnels sont bien ancrés et ne peuvent pas être résolus par la résolution du problème d’un seul employé.
Les problèmes organisationnels peuvent être :
- des équipes incapables de faire face collectivement aux exigences de la charge de travail
- problèmes de flux de travail entraînant fréquemment des erreurs ou des retards au niveau de l’entreprise ou de l’équipe.
- des luttes intestines ou de l’hostilité entre les membres de l’équipe en raison d’une mauvaise performance générale.
- de nombreux employés se sentent incapables de prendre en main leurs projets professionnels et leur carrière.
Ces questions découlent de problèmes inhérents à l’organisation de l’entreprise. Les managers doivent utiliser leurs compétences en gestion des ressources humaines pour comprendre le problème organisationnel qui se cache derrière les problèmes mentionnés ci-dessus, tout en continuant à gérer les ressources humaines pour garder la tête hors de l’eau des employés jusqu’à ce que le problème soit vraiment résolu.
3. Comprendre la raison d’être de chaque employé.
Pour communiquer avec les employés et avoir de l’empathie pour eux, vous devez comprendre ce qui les attire dans leur rôle et la joie qu’ils retirent de leur travail, c’est-à-dire leur objectif. L’objectif est un élément essentiel de la satisfaction au travail et de la motivation des employés à réussir et à se dépasser professionnellement. Savoir pourquoi un employé se sent lié à son rôle et pourquoi il est inspiré à contribuer individuellement à l’entreprise vous aide, en tant que manager, à comprendre comment l’aider à réussir d’une manière qui profite également à l’entreprise.
Les gens veulent travailler sur des projets où ils croient pouvoir réussir, et lorsqu’on leur donne l’occasion de faire ce qu’ils font le mieux, ils se sentent plus liés à leur travail. En déterminant exactement ce qu’un employé aime dans son rôle – ou pourquoi il aspire à une promotion ou à un nouveau rôle – vous pouvez formuler les solutions de manière à ce que les employés voient comment votre solution les aidera à atteindre leur objectif et comment ils disposent de certains des outils dont ils ont besoin pour mettre en œuvre cette solution.
Par exemple, deux ingénieurs ont des difficultés avec un projet sur lequel ils travaillent. L’un n’est pas intéressé par le résultat final du projet et ne se sent pas motivé pour terminer le travail. L’autre apprécie le projet et l’aspect collaboratif de la programmation en binôme, mais ne s’entend pas du tout avec son partenaire de programmation en binôme.
Ce premier ingénieur pourrait avoir besoin d’être retiré du projet entièrement, ou au moins de se voir confier d’autres tâches pour l’aider à aller dans une direction qui correspond à ses intérêts. Mais retirer le second du projet reviendrait à l’éloigner du travail qu’il aime – au lieu de cela, il faut s’assurer qu’il est affecté à un nouveau partenaire qui lui remontera le moral. Supposer que les deux ingénieurs doivent être réaffectés ou qu’ils doivent tous deux être réparés reviendrait à ignorer la situation dans son ensemble : ces ingénieurs ont des objectifs différents, et donc des problèmes sous-jacents différents.
4. Équilibrez judicieusement les éloges et les critiques.
Bien qu’il puisse sembler plus facile de faire des éloges que des critiques, des études montrent que cette théorie ne tient pas la route sur le lieu de travail. Une enquête a révélé que 44% des managers ont déclaré que donner un feedback négatif était stressant.
Les employés ont besoin d’un équilibre entre les éloges et les critiques pour s’épanouir. Si vous ne faites que des éloges pour un bon travail, vous êtes un homme de paille qui frustre les employés parce que vous ne les aidez pas à se développer. Mais si vous ne faites que des critiques, vos employés seront sur les nerfs et démoralisés.
Une bonne règle générale est de donner plus de louanges que de critiques, montrant que les meilleures équipes ont généralement un flux régulier de compliments :
Cela ne signifie pas qu’il faille mentir à vos employés sur leurs performances ou renoncer aux commentaires constructifs. Il s’agit plutôt de savoir quand, où et comment faire des éloges. Les efforts des employés doivent être récompensés régulièrement et en temps opportun. Les éloges publics, les éloges privés et les marques spéciales (comme les prix de l’employé du mois ou d’autres reconnaissances) sont tous des outils de gestion des personnes qui renforcent la confiance et le moral.
La critique, comme l’éloge, doit être opportune. Plutôt que de se contenter de pointer les erreurs, les bons managers donneront un feedback en aidant les employés à trouver des solutions pour surmonter leurs faiblesses. En aidant les employés à se fixer de nouveaux objectifs, vous montrez que vous croyez en leur capacité à s’améliorer et que vous êtes prêt à les aider à rectifier le tir. Mais n’oubliez pas de terminer sur une note positive !
5. Ne quittez jamais une réunion sans poser cette question ouverte aux employés.
Qu’il s’agisse d’un examen trimestriel des performances ou de la préparation d’une réunion avec un client, vous devriez toujours terminer toute conversation importante par… : « Y a-t-il autre chose ? »
Cela peut donner aux employés une ouverture pour demander de l’aide plutôt que d’attendre une grande réunion où vous essayez de passer en revue tous leurs hauts et leurs bas. Cela vous permet également de rester au courant de leur développement et de leur travail sans qu’ils aient l’impression que vous faites de la microgestion.
Peut-être plus important encore, cette astuce est un moyen facile d’établir la confiance avec vos employés et d’être un meilleur manager. Elle indique que vous vous souciez de leurs problèmes et que vous voulez les connaître, même si ce n’est pas explicitement à l’ordre du jour. La gestion des personnes repose sur les relations interpersonnelles, et les établir lors de chaque réunion est un excellent moyen d’établir des liens.
6. Vérifiez quand tout va bien.
Imaginez ceci : vous êtes un employé qui a eu une vie plutôt tranquille jusqu’à présent. Mais soudain, vous vous retrouvez avec un gros problème sur votre projet le plus récent. Comme vous ne parlez pas régulièrement à votre responsable, vous ne savez pas vraiment comment l’aborder, ni à quoi vous attendre. Devriez-vous envoyer un courriel ou un message sur Slack ? Va-t-il vous crier dessus ? Devez-vous rédiger un brief ? Vous êtes stressé au moment où vous en avez besoin !
Heureusement, les managers ont le pouvoir d’éviter de mettre leur employé dans une telle situation de stress en prenant des nouvelles lorsque tout va bien. Des réunions régulières établissent une attente de communication et fournissent un espace facile à utiliser pour les employés lorsque les choses se compliquent.
L’idéal est de se réunir une fois par semaine, mais même des réunions bi-hebdomadaires seront utiles. L’organisation d’une réunion 1:1 ne doit pas être compliquée non plus – surtout quand tout va bien, elle peut être un endroit pour vérifier les objectifs et apprendre à connaître vos employés. Et vous serez plus à même d’éteindre les incendies avant qu’ils ne menacent d’engloutir un projet ou une relation client.
En résumé : ne laissez pas les choses au hasard.
Là où les bons managers interviennent en cas de besoin pour assurer le fonctionnement des équipes et la motivation des employés, les grands managers sont proactifs et à l’écoute des besoins de leur lieu de travail. Les employés ne vont pas, comme par magie, résoudre tous leurs différends et trouver le chemin parfait à développer pour atteindre leurs objectifs de carrière – c’est votre travail de les y amener. Qu’il s’agisse de réaffecter des ingénieurs ou d’écouter avec empathie, il vous incombe, en tant que dirigeant, d’être proactif dans la gestion de l’aspect humain de l’entreprise.